ใบขอซื้อ/ใบจัดซื้อ (Purchase Requisition)

ใบขอซื้อ (purchase requisition) คือเอกสารภายในที่หน่วยงานใช้แจ้งความต้องการและขออนุมัติจัดซื้อทรัพย์สินหรือวัสดุ เป็นขั้นตอนต้นทางของกระบวนการจัดหา ก่อนจะออกใบสั่งซื้อ (purchase order) ไปยังผู้ขาย การมีใบขอซื้อช่วยควบคุมการใช้จ่ายและให้มีการอนุมัติตามลำดับชั้นก่อนผูกพันงบประมาณ

เมื่อทรัพย์สินถูกจัดซื้อและรับเข้ามาแล้ว ข้อมูลจากกระบวนการจัดซื้อ เช่น ราคาทุน ผู้ขาย และวันที่ได้มา จะถูกนำมาใช้ในการขึ้นทะเบียนทรัพย์สิน ทำให้ทะเบียนเชื่อมโยงกับที่มาทางการเงินได้

AssetFlow มุ่งเน้นการบริหารทรัพย์สินตั้งแต่ขึ้นทะเบียนเป็นต้นไป ส่วนกระบวนการขอซื้อ-จัดซื้ออาจดำเนินการในระบบจัดซื้อหรือเอกสารภายในขององค์กร แล้วนำข้อมูลผลลัพธ์มาบันทึกในทะเบียนทรัพย์สินเมื่อรับของเข้า