แผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (PM) และการสอบเทียบเครื่องมือ

เครื่องปั๊มลมในโรงงานหยุดกลางกะ เครื่องวัดความดันในคลินิกอ่านค่าเพี้ยนโดยไม่มีใครรู้ หรือผู้ตรวจประเมินระบบคุณภาพขอดูใบรับรองการสอบเทียบของเครื่องชั่งแล้วหาไม่เจอ ทั้งสามเหตุการณ์มีต้นตอเดียวกัน คือการดูแลเครื่องมือที่รอให้มีปัญหาก่อนแล้วค่อยทำ แผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (PM) และแผนสอบเทียบ เปลี่ยนงานแบบตามแก้ให้เป็นงานตามรอบที่รู้ล่วงหน้า บทความนี้อธิบายวิธีเริ่มต้นแบบไม่ต้องลงทุนระบบใหญ่

PM ต่างจากการซ่อมเมื่อเสียอย่างไร

งานดูแลอุปกรณ์แบ่งได้สองแบบหลัก:

การบำรุงรักษาเชิงป้องกันไม่ได้ทำให้ไม่ต้องซ่อมเลย แต่ลดจำนวนครั้งที่เสียกะทันหัน และทำให้ตอนที่ต้องซ่อมจริงมีประวัติให้ช่างดู ส่วน การสอบเทียบ (calibration) เป็นงานตามรอบอีกแบบ ที่ไม่ได้ถามว่าเครื่องยังทำงานไหม แต่ถามว่า เครื่องวัดค่าได้แม่นยำพอหรือเปล่า โดยเทียบกับมาตรฐานที่สอบกลับได้

อุปกรณ์ไหนควรมีแผน

ไม่จำเป็นต้องทำแผนให้ทรัพย์สินทุกชิ้น เริ่มจากกลุ่มที่เสียแล้วเจ็บที่สุด:

• เสียแล้วงานหยุด เครื่องจักรสายการผลิต ปั๊มน้ำ เครื่องปั่นไฟ เซิร์ฟเวอร์
• ผู้ผลิตกำหนดรอบดูแล เครื่องปรับอากาศ ลิฟต์ รถยนต์ เครื่องทำน้ำเย็น มักมีรอบในคู่มือหรือเงื่อนไขรับประกัน
• เกี่ยวกับความปลอดภัย ถังดับเพลิง ระบบไฟฉุกเฉิน
• เครื่องมือวัดที่ใช้ตัดสินผล เครื่องชั่ง เทอร์โมมิเตอร์ เครื่องวัดความดัน เกจวัดในงานตรวจคุณภาพ เครื่องมือแพทย์ในคลินิก กลุ่มนี้ต้องสอบเทียบ

กำหนดรอบและเตือนล่วงหน้า

แผนหนึ่งแผนต้องตอบได้สามเรื่อง:

1. ทำอะไร เช่น ล้างและตรวจเช็กเครื่องปรับอากาศ หรือสอบเทียบเครื่องชั่ง
2. ทุกกี่วัน สัปดาห์ เดือน หรือปี ใช้รอบตามคู่มือผู้ผลิต ข้อกำหนดของมาตรฐานที่องค์กรถือ หรือประสบการณ์ ถ้าเครื่องเสียบ่อยก่อนถึงรอบ แปลว่ารอบห่างเกินไป
3. เตือนล่วงหน้ากี่วัน งานที่ต้องจ้างผู้ให้บริการภายนอก หรือต้องส่งเครื่องออกไปสอบเทียบ ต้องเตือนล่วงหน้านานพอให้ขอใบเสนอราคาและนัดคิวทัน

รอบถัดไปนับจากวันที่ทำจริง

หลักที่ใช้ได้ผลคือ รอบถัดไป = วันที่ทำจริง + รอบ ไม่ใช่นับจากกำหนดเดิม ตัวอย่าง แผนล้างแอร์ทุก 6 เดือน ครบกำหนด 1 มี.ค. แต่ทำจริง 15 มี.ค. รอบถัดไปคือ 15 ก.ย. เพราะเครื่องเพิ่งได้รับการดูแลเมื่อ 15 มี.ค. ถ้านับจากกำหนดเดิมจะได้ 1 ก.ย. ซึ่งเร็วเกินจำเป็น

กรณีรอบเป็นเดือนและวันที่ทำจริงอยู่ปลายเดือน ต้องระวังเดือนที่วันไม่ครบ ทำ 31 ม.ค. รอบ 1 เดือนควรเป็น 28 หรือ 29 ก.พ. ไม่ใช่เลื่อนไปต้นเดือนมีนาคม

การสอบเทียบและใบรับรอง

การสอบเทียบมีรายละเอียดมากกว่า PM ทั่วไป เพราะผลต้องเป็นหลักฐานที่ผู้ตรวจประเมินเชื่อได้:

• สอบเทียบกับมาตรฐานที่สอบกลับได้ ถึงมาตรฐานระดับชาติหรือระหว่างประเทศ โดยทั่วไปส่งห้องปฏิบัติการที่ได้รับการรับรองความสามารถ
• มาตรฐานระบบคุณภาพกำหนดไว้ เช่น ISO 9001 ข้อ 7.1.5 ให้เครื่องมือวัดที่ใช้ยืนยันความถูกต้องของผลถูกสอบเทียบหรือทวนสอบตามช่วงเวลาที่กำหนด และเก็บหลักฐานไว้
• เก็บใบรับรองทุกใบ พร้อมเลขที่ใบรับรอง วันที่สอบเทียบ ผลผ่านหรือไม่ผ่าน และผู้ให้บริการ ผูกไว้กับเครื่องแต่ละตัว
• ให้คนหน้างานรู้สถานะ เครื่องที่สอบเทียบหมดอายุแล้วไม่ควรถูกหยิบมาใช้ วิธีที่นิยมคือติดสติกเกอร์บอกวันครบกำหนดไว้ที่ตัวเครื่อง

ปัญหาที่เจอบ่อยไม่ใช่ไม่ได้สอบเทียบ แต่ สอบเทียบแล้วหาใบรับรองไม่เจอ ตอนผู้ตรวจประเมินมา เพราะใบรับรองอยู่ในอีเมลของคนที่ลาออกไปแล้ว หรืออยู่ในแฟ้มกระดาษที่ไม่ได้แยกตามเครื่อง

ผลไม่ผ่านต้องทำอะไรต่อ

ผลการตรวจเช็กหรือสอบเทียบที่ไม่ผ่านเป็นข้อมูลสำคัญที่สุดของแผน อย่าปล่อยให้จบแค่บันทึก:

1. หยุดใช้เครื่องหรือติดป้ายห้ามใช้ โดยเฉพาะเครื่องมือวัดที่ใช้ตัดสินผล
2. เปิดใบแจ้งซ่อมทันที ให้ฝ่ายซ่อมรับต่อ พร้อมผลตรวจที่ไม่ผ่านเป็นข้อมูลประกอบ
3. ทบทวนผลย้อนหลัง เครื่องมือวัดที่เพี้ยนอาจทำให้ผลที่วัดไปตั้งแต่การสอบเทียบครั้งก่อนต้องถูกตรวจซ้ำ
4. สอบเทียบหรือตรวจเช็กซ้ำหลังซ่อม ก่อนนำกลับมาใช้

เครื่องที่ผลไม่ผ่านซ้ำหลายรอบ หรือค่าซ่อมสะสมสูง เป็นสัญญาณว่าถึงเวลาเปลี่ยน ข้อมูลส่วนนี้ใช้ร่วมกับประวัติแจ้งซ่อมได้

AssetFlow ช่วยทำแผน PM และสอบเทียบอย่างไร

แผนใน AssetFlow ผูกกับทรัพย์สินแต่ละชิ้นในทะเบียน ไม่ต้องมีตารางแยกอีกชุด:

• แผนสองประเภท บำรุงรักษา หรือสอบเทียบ กำหนดรอบเป็นวัน สัปดาห์ เดือน หรือปี และจำนวนวันที่จะเตือนล่วงหน้าต่อแผน (ค่าเริ่มต้น 14 วัน) สร้างแผนเดียวกันให้ทรัพย์สินหลายชิ้นพร้อมกันได้ และพักแผนชั่วคราวได้
• เตือนเมื่อถึงเวลา แผนที่ถึงช่วงต้องทำหรือเกินกำหนดขึ้นในกระดิ่งแจ้งเตือนและแดชบอร์ด
• บันทึกผลพร้อมหลักฐาน วันที่ทำ ผล ผู้ทำ ค่าใช้จ่าย เลขที่ใบรับรอง และแนบไฟล์ใบรับรองเก็บไว้กับทรัพย์สิน ระบบคำนวณรอบถัดไปจากวันที่ทำจริงให้ และแก้ได้ถ้าต้องการ
• ผลไม่ผ่านเปิดใบแจ้งซ่อมต่อได้ทันที ในขั้นตอนบันทึกผลเดียวกัน
• สถานะสอบเทียบบนหน้าสแกน QR สแกนป้ายบนเครื่องแล้วเห็นว่าสอบเทียบยังใช้ได้ถึงวันไหน คนนอกเห็นเฉพาะสถานะที่ยังใช้ได้ ส่วนสมาชิกเห็นทุกสถานะรวมถึงที่เกินกำหนด
• ค่าใช้จ่าย PM รวมในรายงานค่าซ่อมและบำรุงรักษา รายเครื่องตามปีงบประมาณ

แผนบำรุงรักษาและสอบเทียบอยู่ในแพ็กเกจโปร ดูรายละเอียดที่หน้าราคา

สรุป

• PM คือดูแลตามรอบก่อนเสีย การสอบเทียบคือยืนยันว่าเครื่องมือวัดยังแม่นยำ ทั้งสองอย่างเปลี่ยนงานตามแก้เป็นงานที่วางแผนได้
• เริ่มจากอุปกรณ์ที่เสียแล้วงานหยุด อุปกรณ์ด้านความปลอดภัย และเครื่องมือวัดที่ใช้ตัดสินผล
• กำหนดรอบ เตือนล่วงหน้าให้พอสำหรับงานที่ต้องจ้างภายนอก และนับรอบถัดไปจากวันที่ทำจริง
• เก็บใบรับรองผูกกับเครื่องแต่ละตัว และให้คนหน้างานรู้สถานะการสอบเทียบ
• ผลไม่ผ่านต้องนำไปสู่การหยุดใช้ ซ่อม และตรวจซ้ำ ไม่ใช่แค่บันทึกไว้

เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไป รอบการบำรุงรักษาและการสอบเทียบที่เหมาะสมขึ้นกับคู่มือผู้ผลิต มาตรฐานที่องค์กรใช้ และข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับ

อยากให้แผน PM และใบรับรองสอบเทียบอยู่กับทะเบียนทรัพย์สินในที่เดียว พร้อมเตือนก่อนครบกำหนด สมัครใช้งาน AssetFlow ได้เลย