การตรวจสอบพัสดุประจำปีของหน่วยงานรัฐ ทำอย่างไร

ทุกเดือนกันยายน งานพัสดุของหน่วยงานรัฐจะเริ่มเตรียมเรื่องเดียวกัน คือ การตรวจสอบพัสดุประจำปี ที่ต้องทำให้เสร็จและรายงานตามกำหนดในระเบียบ ต่างจากการตรวจนับของบริษัทเอกชนที่แต่ละแห่งออกแบบเองได้ การตรวจสอบพัสดุของรัฐมีขั้นตอน ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่ระเบียบเขียนไว้ชัด บทความนี้สรุปตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 213 ถึง 218 พร้อมวิธีเตรียมงานให้ทันเวลา

ถ้าคุณอยู่ภาคเอกชน อ่านเช็กลิสต์ตรวจนับทรัพย์สินประจำปีแทนจะตรงกว่า

ใครต้องทำ และต้องเริ่มเมื่อไร (ข้อ 213)

ข้อ 213 วางหลักไว้สามเรื่อง:

1. แต่งตั้งภายในเดือนสุดท้ายก่อนสิ้นปีงบประมาณ ของทุกปี หน่วยงานของรัฐแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบพัสดุ ซึ่ง ไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุ ตามความจำเป็น ในทางปฏิบัติมักแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการ
2. ตรวจสองอย่าง คือ ตรวจสอบการรับจ่ายพัสดุในงวด 1 ปีที่ผ่านมา (1 ต.ค. ปีก่อน ถึง 30 ก.ย.) และตรวจนับพัสดุประเภทที่คงเหลืออยู่ ณ วันสิ้นงวด
3. เริ่มตรวจในวันเปิดทำการวันแรกของปีงบประมาณใหม่ แล้วรายงานผลต่อผู้แต่งตั้ง ภายใน 30 วันทำการ นับแต่วันเริ่มตรวจ

เหตุที่ต้องเป็นคนที่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุ คือหลักการแบ่งแยกหน้าที่ คนที่รับจ่ายพัสดุเองไม่ควรเป็นคนรับรองว่าของครบ

เส้นเวลาการตรวจสอบ

30 วันทำการดูเหมือนนาน แต่ถ้าหน่วยงานมีครุภัณฑ์หลายพันรายการกระจายหลายอาคาร และกรรมการทุกคนยังมีงานประจำ เวลาจะหมดเร็วมาก ส่วนใหญ่ที่ไม่ทันไม่ได้เพราะนับช้า แต่เพราะต้องกลับมาไล่หาว่าของที่ไม่เจออยู่ไหน และทะเบียนไม่ตรงกับของจริงตั้งแต่ต้น

ตรวจอะไรบ้าง

ระเบียบให้ตรวจเพื่อตอบคำถามสี่ข้อ:

• การรับจ่ายพัสดุถูกต้องหรือไม่ มีเอกสารรับเข้าและเบิกจ่ายครบตามที่ลงบัญชีไว้
• พัสดุคงเหลือมีตัวอยู่ตรงตามบัญชีหรือทะเบียนหรือไม่ นับของจริงเทียบกับทะเบียนครุภัณฑ์
• มีพัสดุใดชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญไป เพราะเหตุใด บันทึกสภาพและสาเหตุ ไม่ใช่แค่ว่า "ไม่พบ"
• พัสดุใดไม่จำเป็นต้องใช้ในหน่วยงานต่อไป เพื่อนำไปสู่การจำหน่าย

คำถามข้อที่สองคืองานตรวจนับโดยตรง และเป็นส่วนที่ใช้แรงมากที่สุด

ขั้นตอนของคณะกรรมการในทางปฏิบัติ

ระเบียบบอกว่าต้องตรวจอะไร แต่ไม่ได้บอกวิธี ขั้นตอนด้านล่างเป็นแนวทางที่ช่วยให้ทันกำหนด:

ก่อนวันเริ่มตรวจ (เดือนกันยายน)

1. ปิดทะเบียน ณ 30 ก.ย. ให้นิ่ง รายการรับเข้า โอนย้าย และจำหน่ายที่เกิดก่อนสิ้นงวดต้องลงทะเบียนให้ครบ ไม่งั้นจะนับได้ไม่ตรงทะเบียนตั้งแต่วันแรก
2. พิมพ์หรือเปิดรายการแยกตามสถานที่ กรรมการจะเดินตามห้อง ไม่ได้เดินตามหมวด
3. แบ่งพื้นที่ให้กรรมการแต่ละคน และนัดวันส่งผลย่อยก่อนครบ 30 วันทำการ เผื่อเวลาไล่หาของที่ไม่พบ
4. เช็กป้ายครุภัณฑ์ ป้ายที่หลุดหรืออ่านไม่ออกทำให้ระบุตัวไม่ได้ ควรพิมพ์ใหม่ก่อนเริ่ม

ระหว่างตรวจ

• นับของจริงทุกชิ้นในพื้นที่ ทั้งที่อยู่ในรายการและที่ไม่อยู่
• แยกผลเป็นสี่กลุ่ม: พบตรงที่, พบแต่อยู่ผิดสถานที่, พบของที่ไม่อยู่ในทะเบียน และ ไม่พบ
• บันทึกสภาพของชิ้นที่ชำรุดหรือเสื่อมสภาพไว้ทันที พร้อมรูปถ้าทำได้
• ของที่ไม่พบอย่าเพิ่งสรุปว่าสูญหาย ตรวจประวัติโอนย้ายหรือยืมก่อน หลายชิ้นแค่ถูกย้ายโดยไม่ได้ลงทะเบียน

ก่อนส่งรายงาน

• สรุปยอดตามทะเบียน ยอดที่พบ และรายการส่วนต่าง
• แนบรายการพัสดุชำรุด เสื่อมสภาพ สูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ พร้อมเหตุผล
• กรรมการลงนามครบทุกคน แล้วส่งผู้แต่งตั้งภายในกำหนด

หลังตรวจ: พัสดุชำรุด สูญหาย หรือไม่จำเป็น (ข้อ 214 ถึง 218)

รายงานการตรวจสอบเป็นจุดเริ่มของงานถัดไป:

• ข้อ 214 ถ้าพบพัสดุชำรุด เสื่อมสภาพ สูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ ให้แต่งตั้ง คณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง เว้นแต่เห็นได้ชัดว่าเสื่อมสภาพจากการใช้งานตามปกติ หรือสูญหายไปตามธรรมชาติ หัวหน้าหน่วยงานสั่งให้ดำเนินการจำหน่ายต่อได้
• ข้อ 215 พัสดุที่หมดความจำเป็นหรือใช้ต่อแล้วสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมาก ให้เสนอหัวหน้าหน่วยงานสั่งจำหน่ายด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งตามระเบียบ เช่น ขาย (ทอดตลาดก่อน เว้นแต่เข้าข้อยกเว้น) แลกเปลี่ยน โอน หรือแปรสภาพหรือทำลาย
• ข้อ 218 เมื่อจำหน่ายแล้ว ให้ลงจ่ายพัสดุออกจากบัญชีหรือทะเบียนทันที และแจ้งสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินทราบภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลงจ่าย

ขั้นตอนจำหน่ายในรายละเอียด รวมถึงการบันทึกมูลค่าตามบัญชีณ วันจำหน่าย อ่านต่อได้ที่ขั้นตอนจำหน่ายทรัพย์สินและตัดบัญชีให้ถูกต้อง

ใช้ระบบช่วยตรวจสอบพัสดุประจำปีอย่างไร

เครื่องมือช่วยไม่ได้แทนคำสั่งแต่งตั้งหรือการลงนามของกรรมการ แต่ช่วยลดเวลาส่วนที่กินแรงที่สุด คือการนับและการไล่หาส่วนต่าง AssetFlow ดูแลส่วนครุภัณฑ์ (ไม่ใช่ระบบคลังวัสดุสิ้นเปลือง) และช่วยได้ดังนี้:

• ตัดงวดตามปีงบประมาณ องค์กรตั้งเดือนเริ่มปีงบประมาณได้ ค่าเริ่มต้นคือตุลาคมตามปีงบราชการ รายงานและค่าเสื่อมจึงตัดงวด 1 ต.ค. ถึง 30 ก.ย. ตรงกับรอบตรวจสอบ
• เปิดรอบตรวจนับ กำหนดขอบเขตเป็นทั้งองค์กรหรือทีละสถานที่ ให้กรรมการแต่ละคนรับผิดชอบพื้นที่ของตัวเอง
• สแกน QR Code บนป้ายด้วยมือถือ ผู้ใช้บทบาทพนักงานสแกนตรวจนับได้โดยไม่ต้องมีสิทธิ์แก้ทะเบียน ห้องใต้ดินหรือโกดังที่สัญญาณไม่ดีก็สแกนต่อได้ ระบบเก็บผลไว้ในเครื่องแล้วซิงก์เมื่อกลับมาออนไลน์
• แยกผลให้เอง เป็น พบ / ผิดสถานที่ / พบเกิน / ไม่พบ ตรงกับสี่กลุ่มข้างต้น และดูรายงานส่วนต่างได้ระหว่างตรวจ
• ปิดรอบแล้วผลถูกตรึง เมื่อผู้มีสิทธิ์ปิดรอบ รายการที่ไม่ถูกสแกนจะถูกบันทึกเป็น "ไม่พบ" และผลของรอบนั้นไม่เปลี่ยนตามการโอนย้ายที่เกิดภายหลัง รายงานที่ส่งไปจึงตรงกับวันที่ตรวจ
• ทำต่อจากส่วนต่างได้เลย จากรายการส่วนต่างเริ่มบันทึกโอนย้ายของที่อยู่ผิดที่ หรือเสนอจำหน่ายของที่ชำรุดได้ทันที และพิมพ์ผลตรวจนับเป็น PDF พร้อมช่องลงนามกรรมการ (การตรวจนับใช้ได้ทุกแพ็กเกจ ส่วนการจำหน่ายและรายงาน PDF อยู่ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน ดูหน้าราคา)

สรุป

• แต่งตั้งผู้รับผิดชอบตรวจสอบพัสดุ (ไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุ) ภายในเดือนสุดท้ายก่อนสิ้นปีงบประมาณ
• ตรวจการรับจ่ายในงวด 1 ปี และตรวจนับของคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด เริ่มวันทำการแรกของปีงบใหม่
• รายงานผู้แต่งตั้ง ภายใน 30 วันทำการ แล้วเสนอหัวหน้าหน่วยงาน ส่งสำเนาไปยังสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินและต้นสังกัด
• พัสดุชำรุด สูญไป หรือไม่จำเป็น เข้าสู่ข้อ 214 ถึง 218: สอบหาข้อเท็จจริง จำหน่าย ลงจ่าย และแจ้งภายใน 30 วัน
• ที่ไม่ทันส่วนใหญ่มาจากทะเบียนไม่ตรงกับของจริงตั้งแต่ต้น การปิดทะเบียนให้นิ่งก่อน 30 ก.ย. และนับด้วยการสแกน ช่วยได้มากที่สุด

ข้อมูลในบทความสรุปจากระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เพื่อความเข้าใจทั่วไป ควรตรวจสอบระเบียบ หนังสือเวียน และแนวปฏิบัติล่าสุดของหน่วยงานคุณก่อนปฏิบัติจริง

อยากให้การตรวจสอบพัสดุปีนี้จบในเวลา ด้วยทะเบียนที่ตรงของจริงและการสแกนตรวจนับด้วยมือถือ สมัครใช้งาน AssetFlow เริ่มได้ฟรี