ครุภัณฑ์กับวัสดุต่างกันอย่างไร ใช้เกณฑ์อะไรแยก

เก้าอี้สำนักงานราคา 3,500 บาทเป็นครุภัณฑ์หรือวัสดุ? เครื่องพิมพ์ราคา 9,000 บาทต้องขึ้นทะเบียนไหม? โปรแกรมที่จ่ายค่าบริการรายปีลงหมวดไหน? คำถามแบบนี้เจอทุกครั้งที่จัดซื้อ และถ้าตอบผิดจะลามไปถึงการตั้งงบ การลงบัญชี และการตรวจนับประจำปี ครุภัณฑ์กับวัสดุต่างกันอย่างไร ตอบได้ด้วยสองคำถาม คือ "ของชิ้นนี้คงทนถาวรไหม" และ "มูลค่าถึงเกณฑ์หรือยัง" บทความนี้อธิบายทั้งสองเกณฑ์ ทั้งฝั่งหน่วยงานรัฐและฝั่งเอกชน

นิยาม: ครุภัณฑ์คืออะไร วัสดุคืออะไร

ในระบบงบประมาณของภาครัฐ สำนักงบประมาณแยกรายจ่ายสองประเภทนี้ด้วย ลักษณะของสิ่งของ เป็นหลัก:

• ครุภัณฑ์ คือสิ่งของที่โดยสภาพคงทนถาวร มีอายุการใช้งานยืนนาน และเมื่อชำรุดเสียหายแล้วซ่อมให้ใช้งานได้ดังเดิม เช่น เครื่องปรับอากาศ ตู้เหล็ก รถยนต์ เครื่องมือแพทย์
• วัสดุ คือสิ่งของที่โดยสภาพไม่คงทนถาวร หรือตามปกติอายุการใช้งานไม่ยืนนาน สิ้นเปลือง หมดไป หรือเปลี่ยนสภาพในเวลาอันสั้น

วัสดุยังแบ่งย่อยได้อีกสามกลุ่ม:

ในเอกสารแนวทางของหน่วยงานรัฐหลายแห่งยังระบุว่า สิ่งของที่จัดเป็นครุภัณฑ์ต้องคงทนถาวรและมีอายุการใช้งานประมาณ 1 ปีขึ้นไป รายการตัวอย่างในหนังสือเวียนเป็นแค่ตัวอย่าง ไม่ใช่รายการปิด

เกณฑ์มูลค่า 10,000 บาทของภาครัฐ

ลักษณะคงทนอย่างเดียวยังไม่พอ ฝั่งบัญชีภาครัฐ กรมบัญชีกลางกำหนด เกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำในการรับรู้เป็นสินทรัพย์ ไว้ที่ราคาต่อหน่วยหรือต่อชุด 10,000 บาท (ปรับจากเกณฑ์เดิม 5,000 บาท เริ่มใช้ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2563)

ผลในทางปฏิบัติ:

1. ของคงทนที่ราคาต่อหน่วยหรือต่อชุด ถึงเกณฑ์ บันทึกเป็นสินทรัพย์ แล้วทยอยคิดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งาน
2. ของคงทนที่ราคา ต่ำกว่าเกณฑ์ บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวนในปีที่ซื้อ ไม่ต้องลงบัญชีเป็นสินทรัพย์
3. แต่ของกลุ่มที่สอง ยังต้องบันทึกควบคุมไว้ในทะเบียนคุมทรัพย์สินทุกรายการ หลายหน่วยงานเรียกกลุ่มนี้ว่า "ครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์"

ข้อ 3 คือจุดที่หลุดบ่อยที่สุด เพราะเมื่อไม่ต้องคิดค่าเสื่อม หลายคนก็คิดว่าไม่ต้องดูแลต่อ ทั้งที่ของกลุ่มนี้มีจำนวนชิ้นมากที่สุดในองค์กร และหายง่ายที่สุดด้วย

โปรแกรมคอมพิวเตอร์ลงหมวดไหน

ซอฟต์แวร์มีเกณฑ์แยกจากสิ่งของทั่วไป ตามแนวทางที่หน่วยงานรัฐใช้กันอยู่:

• โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนึ่ง เกินกว่า 20,000 บาท จัดเป็นครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์
• โปรแกรมที่ราคาไม่เกิน 20,000 บาท เบิกจ่ายในลักษณะค่าวัสดุ
• การซื้อ สิทธิ์เข้าใช้งานชั่วคราว รายเดือน หรือรายปี (subscription) ถือเป็นวัสดุคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่ครุภัณฑ์

ตัวอย่างกรณีก้ำกึ่ง

ตารางนี้ใช้ประกอบความเข้าใจ การจัดประเภทจริงขึ้นกับระเบียบและแนวทางของหน่วยงานคุณ ซึ่งอาจกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมได้

ฝั่งเอกชน: ตั้งเกณฑ์บันทึกเป็นทรัพย์สินเอง

บริษัทเอกชนไม่ได้ใช้คำว่าครุภัณฑ์/วัสดุตามระบบงบประมาณ แต่เจอคำถามเดียวกันในชื่อ ทรัพย์สินถาวรหรือค่าใช้จ่าย

ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน สิ่งของจะบันทึกเป็นทรัพย์สินถาวร (ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์) เมื่อกิจการถือไว้ใช้งานมากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา มีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่จะได้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต และวัดราคาทุนได้อย่างน่าเชื่อถือ มาตรฐานไม่ได้กำหนดตัวเลขขั้นต่ำไว้ บริษัทส่วนใหญ่จึงกำหนด นโยบายเกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำ (capitalization threshold) ของตัวเอง เช่น ของคงทนราคาตั้งแต่ 5,000 หรือ 10,000 บาทขึ้นไปบันทึกเป็นทรัพย์สิน ต่ำกว่านั้นลงค่าใช้จ่าย

สิ่งที่ต้องระวังในการตั้งเกณฑ์:

• ใช้ให้สม่ำเสมอ ทุกปี ทุกแผนก และเขียนเป็นนโยบายที่ผู้สอบบัญชีรับทราบ
• ดูผลทางภาษีด้วย ประมวลรัษฎากรมาตรา 65 ตรี ไม่ให้นำรายจ่ายที่มีลักษณะเป็นการลงทุนมาหักเป็นรายจ่ายทั้งก้อน ของราคาสูงที่ลงค่าใช้จ่ายทันทีอาจต้องบวกกลับทางภาษี การตั้งเกณฑ์จึงควรตกลงกับผู้สอบบัญชี
• ของต่ำกว่าเกณฑ์ยังเป็นทรัพย์สินที่หายได้ โน้ตบุ๊กสำรอง จอภาพ เครื่องมือช่าง มูลค่าต่อชิ้นอาจไม่สูง แต่รวมกันหลายสิบชิ้นเป็นเงินก้อนใหญ่ องค์กรจำนวนมากจึงคุมทรัพย์สินมูลค่าต่ำไว้ในทะเบียนด้วย แม้ไม่ได้ลงบัญชีเป็นทรัพย์สิน

ถ้ารายการไหนต้องบันทึกเป็นทรัพย์สิน ลองอ่านอัตราค่าเสื่อมราคาตามกฎหมายภาษีประกอบการตั้งอายุการใช้งาน

คุมทะเบียนของทั้งสองกลุ่มอย่างไรไม่ให้ปนกัน

หลักง่าย ๆ คือ ทะเบียนเดียว แต่แยกได้ชัดว่าชิ้นไหนคิดค่าเสื่อม ชิ้นไหนไม่คิด:

1. ขึ้นทะเบียนของคงทนทุกชิ้นที่อยากติดตาม ไม่ว่าจะถึงเกณฑ์หรือไม่ ให้แต่ละชิ้นมีเลขครุภัณฑ์และป้ายระบุ
2. แยกด้วยหมวดทรัพย์สิน เช่น สร้างหมวด "ครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์" หรือแยกตามชนิดแล้วตั้งค่าคิดค่าเสื่อมต่างกัน จะกรองรายงานได้ง่าย
3. ตั้งวิธีคิดค่าเสื่อมให้ตรงกับการลงบัญชี ของถึงเกณฑ์คิดค่าเสื่อมตามอายุ ของต่ำกว่าเกณฑ์ตั้งเป็นไม่คิดค่าเสื่อม ยอดค่าเสื่อมในทะเบียนจะตรงกับงบ
4. รวมทั้งสองกลุ่มไว้ในการตรวจนับประจำปี ของต่ำกว่าเกณฑ์ก็ต้องนับ เพราะระเบียบให้คุมทะเบียน และเป็นกลุ่มที่หายบ่อย

ใน AssetFlow ทรัพย์สินทุกชิ้นในทะเบียนได้เลขครุภัณฑ์อัตโนมัติและ QR Code ไปพิมพ์ป้ายติดได้ทันที และสแกนตรวจนับด้วยมือถือได้ทุกชิ้น ส่วนการคิดค่าเสื่อม (ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน) เลือกวิธีคิดเป็นรายชิ้น ของที่ลงค่าใช้จ่ายไปแล้วตั้งเป็น "ไม่คิดค่าเสื่อม" จึงยังอยู่ในทะเบียนและรอบตรวจนับ โดยไม่ไปเพิ่มยอดค่าเสื่อม แต่ละหมวดยังใส่รหัสบัญชีกำกับได้ ช่วยให้ฝ่ายบัญชีกระทบยอดกับผังบัญชีได้ง่าย

สรุป

• ครุภัณฑ์ คงทนถาวร อายุใช้งานยืนนาน ซ่อมแล้วใช้ต่อได้ วัสดุ สิ้นเปลือง หมดไป หรือเปลี่ยนสภาพในเวลาอันสั้น
• ภาครัฐใช้เกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำ 10,000 บาทต่อหน่วยหรือต่อชุด ในการรับรู้เป็นสินทรัพย์ (ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2563)
• ของคงทนที่ต่ำกว่าเกณฑ์ลงค่าใช้จ่ายได้ แต่ ยังต้องคุมในทะเบียน และตรวจนับ
• ซอฟต์แวร์เกิน 20,000 บาทเป็นครุภัณฑ์ ค่าบริการรายเดือน/รายปีเป็นวัสดุ
• เอกชนตั้งเกณฑ์บันทึกเป็นทรัพย์สินเอง ใช้ให้สม่ำเสมอและตกลงกับผู้สอบบัญชี

อ่านต่อเรื่องวิธีจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์ให้ถูกต้องและครบถ้วน และค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรง

อยากคุมทะเบียนทั้งครุภัณฑ์และของต่ำกว่าเกณฑ์ในที่เดียว พร้อมป้าย QR และตรวจนับด้วยมือถือ สมัครใช้งาน AssetFlow เริ่มได้ฟรี