ทรัพย์สินเกินทะเบียน

ทรัพย์สินเกินทะเบียน คือของที่นับเจอจริงในพื้นที่แต่ไม่มีรายการในทะเบียนทรัพย์สิน เป็นส่วนต่างฝั่งตรงข้ามกับ 'ของไม่พบ' สาเหตุที่พบบ่อยคือการจัดซื้อครุภัณฑ์ใหม่ที่ยังไม่ได้บันทึกเข้าระบบ ของที่รับบริจาคแต่ไม่ได้ลงทะเบียน หรือของที่ถูกย้ายมาจากสาขา/แผนกอื่นโดยไม่ทำเอกสาร

แม้จะดูเหมือน 'ได้เปล่า' แต่ของเกินทะเบียนก็เป็นปัญหาทางบัญชี เพราะทรัพย์สินที่ไม่ถูกบันทึกจะไม่มีการคิดค่าเสื่อมราคา ไม่อยู่ในงบการเงิน และไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ทำให้การควบคุมภายในอ่อนแอ

ใน AssetFlow เมื่อสแกนเจอของที่ระบบจับคู่กับทะเบียนไม่ได้ จะถูกชี้เป็นรายการที่ต้องตรวจสอบ ฝ่ายพัสดุควรนำของเกินเหล่านี้มาขึ้นทะเบียนให้ถูกต้อง พร้อมกำหนดหมวด มูลค่า และผู้ครอบครอง เพื่อให้เข้าสู่วงจรการคิดค่าเสื่อมและการควบคุมต่อไป